安全大会は参加者様の安全意識を高め、労働災害ゼロへの決意を新たにする非常に重要なイベントです。運営責任者の皆様は、大会の成功に向けて、限られた時間の中で最大限の準備を進められることと思います。
しかし、どれだけ周到に計画を練ったつもりでも、「当日はマイクの音が出なかった」「映像がうまく映らない」「進行が押してしまい、重要な講演の時間が削られた」…など、予期せぬトラブルに見舞われる可能性もあります。
今回は、安全大会をトラブルなく実施するためのリハーサルに関してお伝えいたします。
1. 会場設営の確認（座席配置、機器の設置など）
安全大会のスムーズな進行と参加者の安全確保において、会場設営の事前確認は極めて重要です。図面上の計画だけでは把握しきれない問題点を洗い出すためにも、リハーサルは原則として本番会場で行いましょう。
具体的には、以下の点を重点的にチェックします。
- 座席配置: 参加者全員がステージやスクリーンを見やすいか、非常時の避難経路を含めた通路幅は十分に確保されているか、定員に対して余裕はあるか。
- ステージ上のレイアウト: 演台、司会者席、スクリーン、花台、社旗などの配置は適切か、登壇・降壇の動線はスムーズか。
- 機器の設置と配線: プロジェクター、音響・照明機材の設置場所は適切か、ケーブル類が参加者の通行の妨げになったり、つまずきの原因になったりしていないか。
- 受付・展示スペース: 受付の動線は混雑しないか、案内表示は分かりやすいか、展示物の配置は安全か。
リハーサルで実際にスタッフや参加者役が動いてみることで、「思ったより通路が狭い」「後方席からスクリーンが見えにくい」「配線が危険」といった図面だけでは気づけない課題を発見することができます。
安全大会プログラムのタイムチェック
リハーサルでは、必ずストップウォッチなどを用いて、各プログラムセクションの所要時間を正確に計測しましょう。開会挨拶、来賓挨拶、安全講演、事例発表、表彰式、休憩、閉会挨拶など、プログラムの最初から最後まで、実際に時間を計りながら通してみます。特に、登壇者の入退場、司会者のアナウンス、機材の転換などに要する時間も見落とさずに計測することがポイントです。
音響や映像機器の動作確認
安全大会の効果を最大限に引き出すためには、参加者がストレスなく情報を受け取れる環境が不可欠です。音声が聞き取りにくかったり、映像が途切れたりといった機材トラブルは、参加者の集中力を大きく削ぎ、大会全体の満足度を著しく低下させます。
- マイク（有線・無線）の音量、音質は適切か？ ハウリングは起こらないか？
- 会場の隅々まで、登壇者の声やBGMがクリアに聞こえるか？
- BGMや効果音は、指定のタイミングで適切な音量で再生できるか？
- プロジェクターやモニターの明るさ、解像度は十分か？
- PCとの接続は安定しているか？（特に持ち込みPCを使用する場合、可能な限り事前に接続テストを行う）
- プレゼンテーション資料の表示（文字化け、レイアウト崩れがないか）、動画再生はスムーズか？
- 画面の切り替えは意図した通りに行えるか？
音響
映像
リハーサルで実際に音声を出し、映像を投影してみることで、機材の不具合や設定ミス、ソフトウェアとの相性問題などを事前に発見し、代替機の手配や設定変更といった対策を講じることが可能になります。また、音響・映像オペレーターがいる場合は、その操作タイミングや連携を確認することも重要です。
スタッフ間の役割分担の最終確認
安全大会の運営を円滑に進めるためには、運営スタッフ一人ひとりが自分の役割を理解しているだけでなく、チーム全体としてスムーズに連携できることが不可欠です。「誰が」「いつ」「何をするのか」が明確になっていないと、当日の指示待ち、動きの重複や漏れが発生し、進行の遅れや思わぬトラブルの原因となりかねません。
リハーサルでは、スタッフ間の役割分担と連携プレーを最終確認します。また、役割分担表を再確認するだけでなく、必ず本番と同じ流れの中で、各自が実際に動いてみましょう。
- 受付・案内係: 参加者の誘導、資料配布の手順はスムーズか？
- 会場係: 扉の開閉、空調管理、参加者の誘導は適切か？
- 進行（司会）と技術スタッフ（音響・照明・映像）: キュー出しや合図のタイミングは合っているか？
- 登壇者アテンド係: 控室からの誘導、マイクの受け渡し、ステージへのエスコートは誰がどのタイミングで行うか？
- 表彰式担当: 賞状・記念品の準備、受け渡しの流れはスムーズか？
- 緊急時対応: 体調不良者発生時や機材トラブル時の連絡体制、対応フローは確立されているか？
リハーサルを通して実際に体を動かすことで、各自が自分の役割と全体の流れの中での立ち位置をより深く理解できます。これにより、スタッフの認識ズレや疑問点が解消され、本番での無駄な動きや混乱を防ぐことが可能です。
まとめ
本番さながらのリハーサルは、安全大会成功には不可欠です。会場設営、時間配分、機材動作、スタッフ連携などを事前に徹底確認することで、トラブルを未然に防ぎ、スムーズな運営を実現することにつながります。質の高いリハーサルで万全の準備を整え、参加者の安全意識向上という最大の目的を達成しましょう。