安全大会会場の選定で運営担当者が注意しておくべきこと

安全大会を設営する上で、『どこで安全大会を開催するのか』は大変重要な項目です。特に会場へのアクセスの良し悪しは、参加する協力業者様の参加意識に大きな影響を及ぼします。本記事では、安全大会の会場を選定する際に、どのようなことに注意を払うのかを具体的にまとめました。

来場に関する要件

安全大会を主催する担当者様としては、できるだけ多くの人に参加いただきたいと考えていると思います。参加者がスムーズに参加できるような会場選びをすることが、事前準備の段階での基本となります。

アクセスは良好か

参加者の多くが、アクセスしやすい場所を探すことが重要です。会場が行きにくい場所だと、それだけで参加が面倒に感じてしまうことも多くあります。

駐車場は十分に確保できるか

参加者は仕事の合間に大会に参加されることが、ほとんどではないでしょうか。現場から車を使用して来場される方が多いと予測される場合には、駐車場の収容台数や、会場と駐車場の位置関係も確認しておきましょう。駐車場が離れていたり、わかりにくい場合は大会案内に明記して参加者が迷ってしまわないような配慮も大切です。

公共交通機関を使用した場合の利便性

参加者が車ではなく、公共交通機関を使うことが予想される場合には、会場へのアクセスが良好であるかを確認しておく必要があります。また、駅などから徒歩移動が必要な場合は、地図などに行き方と所要時間を明記しておくことで参加者が自分で調べる手間が省け、安心につながります。

設備面が使用要件にあっているか

続いて、会場の設備面についてみていきましょう。

収容人数は十分か

予測した参加者の人数が十分に収容できるかを候補会場のホームページなどで事前に確認しておきます。また、参加者の人数増減が安全大会日程が近づかないと予測できない場合には、直前でのホールや会議室の変更が可能であるかを、会場側に確認しておくことも必要となります。

安全大会で使用する設備をあらかじめ確認しておく

式典や会合などで必要となる設備が、非常に充実しているイベント施設も多くあります。自社の安全大会で必要となる設備を、会場側で用意が可能か事前確認しておきましょう。

舞台照明や音響について

会場の照明や音響については現地確認を必ずしましょう。「壇上の照明が暗すぎて登壇者の顔が見づらい」「舞台の高さが思ったよりも低く、後ろの参加者から舞台上がまったく見えない」「音楽をかける予定があったが音響設備がない」など、直前になってあたふたしないように、時間的余裕をもって現地確認をおこなってください。

まとめ

会場側の設備を確認し忘れていたり、担当者が現地確認をおこたったため、予想より「広すぎた」「狭すぎた」などの思い込みによる会場選定ミスがあります。また、参加者人数の見積もりが甘く、直前に会場変更をせざるおえなくなる事もあります。会場を案内通知する前であれば変更も容易ですが、通知後だった場合は会場変更自体が難しい場合も多々あります。安全大会運営には事前準備すべきことが山積みですが、会場選定についてミスがないように必要項目をチェックリスト化するなどして、トラブルなく準備いただければと思います。