事業者は、安衛法令に基づき作成した書類について、一定期間保存しなければならないとされています。作業環境測定記録、健康診断個人票および作業記録等労働者に健康障害が発生した場合、因果関係を明らかにし迅速な保証等の対応を行うための記録、機会や設備の自主検査記録等の保全状態を明らかにする記録など、対象となる書類は安衛法により規定されています。
労働基準監督官の臨検等で保存書類の閲覧を求められた場合には、直ちに必要事項を明らかにし、かつ写しを提出可能であることが求められます。
書類の保存に関する要点
■健康診断個人票や作業環境測定記録の保存期間は、安衛則、特別現則により規定内容が異なります。
■指針により記録の保存に務めることを定めているものがあります。
■電磁的方法により書類作成・保存する場合については、情報損失、漏洩を防ぐための管理措置が必要となります。
安衛法令で保存期間を定めている書類
（１）安衛則関係
①作業が終わるまでの間保存する書類
・点検記録：足場、作業構台
②保存期間が３年間の書類
・安全衛生委員会の議事録
・救護に関する訓練記録
・避難の訓練記録：ずい道等建設の作業等、土石流危険河川の建設工事
・特別教育の記録
・プレス機械、フォークリフト、化学設備、乾燥設備、溶接装置等の定期自主検査結果
・騒音、坑内の炭酸ガス濃度、通気量、気温、湿度等の測定記録
③保存期間が５年間の書類
・健康診断個人票
・面接等指導結果の記録
・ストレスチェック結果の記録
（２）特別規制
①保存期間が３年間の書類
・ボイラー則、クレーン則、ゴンドラ則、有機則等、特別規則に定める定期自主検査の記録
・過負荷の記録
・作業環境測定記録等
・設備等の点検・修理・高圧則
②保存期間が５年間の書類（一定の業務３０年または４０年）
・健康診断結果
・作業の記録（一定の業務３０年または４０年）