現場での報告にはコツがある？！報告の基本をマスターしよう

現場での報告の仕方　７つのポイント

現場ではたくさんの人が関わり作業をしています。作業をスムーズに進めていくためには報告をしたり、報告を受けたりすることが欠かせません。今回は報告に関するポイントを７つにまとめてお伝えします。

元請けのAさんから指示された仕事の報告を、現場で元請けのBさんにでくわしたので、Aさんの代わりにBさんに報告すると言うように、直接指示を受けた人と違う人に報告することは、報告の基本から外れています。情報の混乱を避けるために、報告は指示を受けた人にするようにしましょう。

報告すべきことがある際には、結論を先に伝えます。指示を出した方は結果がどうなったのかを最優先で知りたいのです。結論以外のことは、指示を出した相手の求めていることを見極めながら順序立てて説明するとスムーズな報告になります。

上司や元請などの責任者は、悪い情報を早い段階で掴むことができれば素早く対応することができます。悪い情報ほど報告しにくいものですが、最優先で報告するように心がけましょう。

いつ報告をするのか、報告をするタイミングも考える必要があります。指示した人が望むタイミングで報告できるのが一番望ましいことです。指示した人が忙しくしている時などもあると思いますが、相手の様子を伺いながら適切なタイミングを計るようにしましょう。

報告の際には憶測を伝えるのは不要です。事実のみを報告して、曖昧な予測や思い込みを含んだ言葉を入れないように注意しましょう。「たぶん」「おそらく」などの言葉は使わないように注意しましょう。

物事を順序立てて報告するのには５W１Hが役立ちます。「誰が、いつ、どこで、なにを、なぜ、どのように」に当てはめて報告すると、報告内容も整理されて相手に分かりやすく伝わります。

言葉だけでは、相手に伝わりにくいことも多々あります。そう言う時にはメモや図面などの視覚情報も活用して報告すると、言葉だけよりも手際良く伝えることができます。